학교 문서 작성 사전 · 조사서

학생 기초조사서 쓰는 법

짧은 답

학생 기초조사서는 담임이 생활지도와 상담, 비상 연락에 꼭 필요한 정보만 받는 문서예요. 학생 이름과 연락처, 보호자 이름과 연락처, 비상 연락처, 본교 형제자매를 적게 하고, 건강정보는 따로 동의를 받아요. 부모 직업·학력·주거 형태는 묻지 않고, 보유기간은 보통 학년 말까지 1년으로 정해요.

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아래 예시 문안을 그대로 담은 한글(HWPX) 파일이에요. 회신서까지 들어 있어요. ○ 표시만 우리 학교 내용으로 바꾸면 돼요.

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꼭 들어가야 할 내용

항목	왜 필요한가요
학생 기본 정보	이름, 생일, 연락처처럼 생활지도와 상담에 쓰는 정보예요. 교육부 표준서식은 이 항목을 법령에 따라 동의 없이 받는다고 안내해요.
보호자·비상 연락처	보호자 이름과 연락처, 급할 때 연락할 다른 번호를 받아요. 사고가 나거나 갑자기 하교할 때 바로 연락하는 데 써요.
본교 형제자매	같은 학교에 다니는 형제자매의 학년·반을 알면 가정 연락과 행사 안내를 맞출 수 있어요.
건강정보 별도 동의	건강정보는 민감정보라 다른 항목과 따로 동의를 받아요. 거부할 수 있다는 점과 거부했을 때 생길 수 있는 제한을 함께 적어요.
선택 항목 표시	관심 분야, 선생님께 바라는 점처럼 적지 않아도 되는 칸은 선택이라고 분명히 적어요. 비워 둬도 불이익이 없어요.
수집 목적·보유기간	무엇에 쓰는지, 언제 파기하는지 적어요. 교육부 표준서식의 보유기간 예시는 학년 말까지 1년이에요.

예시 문안 예시

학생 기초조사서

학부모님, 안녕하십니까. 새 학년을 맞아 학생 생활지도와 상담, 비상시 연락에 필요한 정보를 아래와 같이 받고자 합니다.

학생과 보호자의 이름·연락처는 「초·중등교육법」과 「교원의 학생생활지도에 관한 고시」에 따라 동의 없이 수집하며, 담임교사와 업무상 필요한 관리자만 열람하고 학년 말에 파기합니다.

건강정보는 민감정보이므로 따로 동의를 받습니다. 동의하지 않으셔도 되지만, 이 경우 학교생활 중 건강과 관련한 배려가 늦어질 수 있습니다.

관심 분야와 선생님께 바라는 점은 적지 않으셔도 됩니다. 부모님의 직업이나 학력은 묻지 않습니다.

작성한 조사서는 ○월 ○일(○)까지 담임교사에게 보내 주시기 바랍니다.

수집 목적	학생 생활지도·상담, 비상시 연락
동의 없이 받는 항목	학생 이름·생일·연락처, 보호자 이름·연락처, 비상 연락처, 본교 형제자매
따로 동의받는 항목	건강정보(앓고 있는 병, 먹는 약, 생활 중 주의할 점)
선택 항목	관심 분야, 선생님께 바라는 점
보유기간	○○○○학년도 말까지(1년), 이후 파기

옛 양식에서 빼야 할 칸

부모 직업·직장·학력: 교육부가 학사업무와 무관한 과도한 수집 사례로 꼽아요.
주거 형태, 재산, 월소득, 차량, 종교: 사생활 침해 우려가 있어 받지 않아요.
부모 생년월일, 주민등록번호: 목적에 필요하지 않고, 주민등록번호는 동의를 받아도 처리할 수 없어요.
급식 알레르기와 예방접종: 보건실 조사서로 따로 받는 것이 표준이에요. 담임 조사서에 넣으면 민감정보 동의가 따로 필요해요.

온라인 설문으로 받을 때

구글 설문 같은 외부 도구를 쓰면 학교 계정으로 만들고, 응답 시트를 공개로 두지 않고, 목적을 다 이루면 파기해요. 개인정보보호위원회는 설문 공개 설정 실수에 과태료를 부과한 사례가 있다고 밝혔어요.

응답을 엑셀로 내려받았다면 숨긴 행·열·시트까지 확인하고, 학급 단체 대화방이나 클라우드 공유 폴더에 올리지 않아요.

자주 하는 실수

이렇게 쓰면	이렇게 고쳐요
인터넷에서 받은 옛 양식을 그대로 보내기	교육부 길잡이의 표준서식 「상담 기초자료」에서 시작해 우리 반에 꼭 필요한 항목만 남겨요.
건강정보를 다른 항목과 한 번에 동의받기	건강정보는 따로 동의란을 두고 □동의함 □동의하지 않음을 고르게 해요.
선택 항목을 비워 낸 가정에 다시 써 달라고 하기	선택 항목은 적지 않아도 불이익이 없다고 안내하고 빈칸 그대로 받아요.

알아두면 좋은 기준

교육부는 학교에서 쓰는 기초환경조사서, 학생기초자료조사 등을 표준서식 「상담 기초자료」로 묶고, 표준서식을 참조해 필요한 만큼만 가감하라고 안내해요. (교육부 「각급학교 개인정보 수집업무 길잡이」(2026.10 수정본))
표준서식은 학생·보호자 기본 인적사항을 법령에 따라 동의 없이 받고, 건강정보는 근거 법령이 없어 별도 동의를 받도록 했어요. 보유기간 예시는 학년 말까지 1년이에요. (교육부 「각급학교 개인정보 수집업무 길잡이」(2026.10 수정본) 상담 기초자료)
학사업무와 무관한 학부모의 직업, 학력, 생년월일 등을 과도하게 수집하는 것은 최소수집 원칙 위반 사례예요. (교육부 「2026년 상반기 개인정보 처리 유의사항」)
건강 같은 민감정보는 다른 개인정보 처리 동의와 별도로 동의를 받아야 하고, 선택 항목에 동의하지 않았다는 이유로 서비스 제공을 거부할 수 없어요. (개인정보 보호법 제22조·제23조)

자주 묻는 질문

부모님 직업을 적는 칸을 둬도 되나요?

두지 않는 것이 맞아요. 교육부는 학사업무와 무관한 학부모 직업·학력 수집을 최소수집 위반 사례로 들고 있고, 서울시교육청 자료도 직업, 학력, 주거 형태 수집을 하지 말라고 적었어요.

기초조사서도 개인정보 동의서를 받아야 하나요?

학생·보호자 이름과 연락처 같은 기본 정보는 법령에 따라 동의 없이 받을 수 있어요. 대신 무엇을 어떤 근거로 받는지 알리고, 건강정보처럼 민감한 항목만 따로 동의를 받아요.

받은 조사서는 언제 파기하나요?

정한 보유기간이 끝나면 지체 없이 파기해요. 표준서식 예시는 학년 말까지 1년이고, 학교 규정에 따라 파기 계획을 세우고 결재받아 처리해요.