학교 문서 작성 사전 · 가정통신문

학년 말 출결 증빙 서류 제출 안내 쓰는 법

짧은 답

학년 말 출결 증빙 서류 안내는 출결 마감 전에 빠진 서류를 모으기 위해 보내는 가정통신문이에요. 언제까지 내야 하는지를 가장 먼저 적고, 질병 결석이나 교외체험학습처럼 사유별로 필요한 서류를 표로 정리한 뒤, 기한 안에 내지 않으면 학교 규정에 따라 처리된다는 점을 부드럽게 알려 주면 돼요.

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아래 예시 문안을 그대로 담은 한글(HWPX) 파일이에요. ○ 표시만 우리 학교 내용으로 바꾸면 돼요.

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꼭 들어가야 할 내용

항목	왜 필요한가요
제출 마감일	학년 말 출결 마감 일정에 맞춰 날짜를 분명히 적어야 보호자가 미루지 않고 서류를 챙겨요.
사유별 필요 서류	질병, 교외체험학습, 경조사처럼 사유마다 서류가 다르니 표로 나눠 적어야 다시 묻는 일이 줄어요.
제출 방법	담임에게 직접 내는지, 사진으로 보내도 되는지 정해 적어야 원본이 필요한 서류를 놓치지 않아요.
미제출 시 처리	기한이 지나면 학교 출결 규정에 따라 처리된다는 점을 알려야 보호자가 서류의 중요성을 이해해요.
확인 방법과 문의처	우리 아이 서류가 빠졌는지 어디서 확인하는지 적어 두면 해당 가정만 빠르게 챙길 수 있어요.

예시 문안 예시

○○학년도 학년 말 출결 증빙 서류 제출 안내

한 해 동안 자녀의 학교생활을 함께 살펴 주신 학부모님께 감사드립니다.

학년 말 출결 사항을 정리하기 위해 아직 제출되지 않은 출결 증빙 서류를 아래와 같이 받고자 합니다. 결석, 지각, 조퇴, 결과가 있었던 학생 가운데 서류를 내지 않은 경우가 해당됩니다.

제출하지 않은 서류가 있는 가정에는 담임교사가 따로 알려 드릴 예정입니다. 안내를 받으신 가정은 ○월 ○일(○)까지 담임교사에게 제출해 주시기 바랍니다.

기한까지 서류가 제출되지 않으면 학교 출결 관련 규정에 따라 처리될 수 있으니 양해 부탁드립니다. 서류 종류나 제출 방법이 궁금하시면 담임교사에게 문의해 주십시오.

제출 마감	○월 ○일(○)까지
질병으로 인한 결석·지각·조퇴	학교가 정한 의료기관 서류 또는 보호자 의견서
교외체험학습	체험학습 결과 보고서
경조사	가족관계를 확인할 수 있는 서류 등 학교가 정한 서류
제출 방법	담임교사에게 직접 제출 (원본이 필요한 서류는 원본 제출)
문의	담임교사 (알림장 앱 또는 ○○○-○○○○)

서류 종류는 학교 규정을 그대로 옮기기

질병 결석에 어떤 서류를 받는지, 보호자 의견서로 대신할 수 있는 기간이 며칠인지는 학교마다 정한 출결 규정이 달라요. 통신문에는 일반적인 내용 대신 우리 학교 규정에 적힌 서류와 기간을 그대로 옮겨 적어야 보호자와 교사 사이에 다른 이해가 생기지 않아요.

전체 안내와 개별 안내를 나누기

전체 가정통신문에는 마감일과 서류 종류만 적고, 빠진 서류는 담임이 해당 가정에만 따로 알려요.
학생 이름과 빠진 날짜를 전체 공지에 올리지 않아요.
마감 며칠 전에 한 번 더 알리면 방학 직전 서류가 몰리는 일을 줄일 수 있어요.

자주 하는 실수

이렇게 쓰면	이렇게 고쳐요
미제출 시 무단결석 처리됩니다.	기한까지 서류가 없으면 학교 출결 규정에 따라 처리될 수 있다고 알리고, 개별 안내를 받은 가정만 챙기면 된다고 적기
진단서를 제출해 주세요.	학교 규정에서 인정하는 서류 종류를 모두 적어 보호자가 형편에 맞는 서류를 고를 수 있게 하기
서류 미제출 학생 명단을 단체 알림방에 올리기	빠진 서류는 담임이 해당 가정에만 개별로 알리고, 전체 안내에는 마감일과 방법만 쓰기

자주 묻는 질문

학년이 지난 뒤에 서류를 내도 되나요?

학년 말 출결 마감이 끝나면 고치기 어려워질 수 있어요. 그래서 통신문에 학교가 정한 마감일을 분명히 적고, 마감 전에 한 번 더 알려 주는 편이 좋아요.

질병 결석에 진단서가 꼭 있어야 하나요?

학교마다 출결 규정에서 인정하는 서류가 달라요. 진료확인서나 처방전, 일정 기간 이내라면 보호자 의견서를 받는 학교도 있으니 우리 학교 규정을 확인해 그대로 안내해 주세요.